（一）會前執行

會前執行内容

    1、會議場所選擇及布置                                                   

    2、會議資料和會議用(yòng)品籌備

    3、會議相關物(wù)品設計及制作(zuò)

    4、 會議禮品策劃及準備

    5、會議經費預算

    6、發送會議信息、會議聯絡、會議邀請

    7、 整理(lǐ)會議回執、确定與會人員名(míng)單及分(fēn)組

    8、工(gōng)作(zuò)人員培訓

會場選擇原則

    1、考察會場接待能(néng)力。會從參會的人數、會議室數量進行綜合考慮場大小(xiǎo)是否合适，是否具(jù)有(yǒu)會議所需的場館，以及住宿、餐飲、交通等基礎設施的接待條件。

    2、考察會場的規格标準及各種會議配套的條件。考慮會場的裝(zhuāng)潢設計水平、設施設備檔次、會場的服務(wù)水平等。

    3、考察會場的交通條件及環境，交通是否便利，停車(chē)是否可(kě)行，周邊的環境是否有(yǒu)吸引力，會場的空氣質(zhì)量和噪音大小(xiǎo)如何，能(néng)否創造合适的氣氛和環境、突出會議的主題等。

    4、安(ān)全和其他(tā)标準。是否設置了火災警報和消防設施，是否有(yǒu)安(ān)全出口，是否标明了撤離程序，是否配備了保險箱。

    5、建立會場考察情況記錄表，以便進行數據分(fēn)析。

會議場地布置

    會議場地要體(tǐ)現出與會議主題、進程相協調、相适應的氣氛；場内标志(zhì)要顯著、明确，方便與會者的參與和利用(yòng)。

    1、背景台布置（背景闆、橫幅）

    2、主席台布置（鮮花(huā)、茶杯、桌簽、紙筆(bǐ)、話筒等）

    3、會場座位布置（劇院式、課桌式、座談式等）

    4、安(ān)排視聽設備（視聽設備、同步翻譯、速記、攝錄等，落實并試調安(ān)裝(zhuāng)）

    5、會場其他(tā)氣氛營造

會議籌備秘書服務(wù)

    1、會議通知與整理(lǐ)會議回執。及時整理(lǐ)和掌握參會者信息和變動。

    2、準備參會登記表，使用(yòng)何種登記形式要視會議規模的大小(xiǎo)、會議種類而定。常見幾種：A、簽到登記薄 B、宣傳冊簽到薄 C、簽到卡片  D、電(diàn)子簽到卡

    3、會議資料與會議資料袋準備。資料袋裝(zhuāng)有(yǒu)與會者在會議期間所需要的各種信息，同時也包括便于客人了解會議的資料和閑暇時間娛樂所需的資料。

    4、票證準備。會議期間會用(yòng)到宴會餐券等各種票證，餐券或其他(tā)特殊活動的票證要求按時間、用(yòng)途寫清楚。發放票證是控制人數的一種好方法，尤其是在特殊活動中(zhōng)以票證為(wèi)憑證可(kě)以掌握出席的準确人數。

    5、制作(zuò)參會證。參會證是會議期間參會人員憑證。

    6、編制會務(wù)手冊。會務(wù)手冊詳細說明會議日程安(ān)排或相關信息。

7、建立通訊錄。與會者通訊錄便于與會者查找同事、老友，結識同行業的新(xīn)朋友，也便于以後聯系及交往。

（二）會中(zhōng)執行

 會中(zhōng)執行内容

會中(zhōng)執行是對會議執行方案的具(jù)體(tǐ)執行及現場管理(lǐ)、監控，其主要内容為(wèi)： 

1、會議接待

    （1）迎送、引導服務(wù)

    （2）報到、簽到服務(wù)

    （3）VIP管理(lǐ)

    （4）住宿安(ān)排

    （5）用(yòng)餐安(ān)排

2、會議現場執行及監控

    （1）會議議程中(zhōng)的協助執行

    （2）會議内容記錄

    （3）現場秩序維護

    （4）會中(zhōng)活動安(ān)排

    （5）茶歇安(ān)排

    （6）會議禮儀主持服務(wù)

    （7）外語翻譯服務(wù)

    （8）攝影攝像服務(wù)

3、迎送和引導服務(wù) 

    （1）通過會議回執和報名(míng)表了解與會人員情況，包括姓名(míng)、性别、年齡、身份、職務(wù)、民(mín)族、宗教信仰、生活習俗、健康狀況、所代表的組織機構等基本情況；參會目的；抵離的時間和所選擇的交通工(gōng)具(jù)等。 

    （2）不同的客人按不同的方式迎接：對于邀請的VIP、嘉賓和重要發言人，遵循身份相當原則安(ān)排工(gōng)作(zuò)人員和車(chē)輛迎送。迎接重要嘉賓鮮花(huā)接站。 

    （3）掌握到達和離開的時間，如有(yǒu)變化，及時通知有(yǒu)關人員。 

4、會議報到與簽訂 

    （1）簽到工(gōng)作(zuò)内容包括迎賓、簽到登記、名(míng)片收集、交費、領取會議資料和各種票證。 

    （2）根據不同類型不同規模确定報到與簽到方式，主要方式有(yǒu)：登記簿簽到、簽到牆簽到、電(diàn)子卡簽到等。 

    （3）會議資訊傳遞與咨詢服務(wù)。 

5、住宿安(ān)排 

    （1）通過會議回執、掌握與會人員的需求信息，并與之确認； 

    （2）與酒店(diàn)确認準确用(yòng)房數量、用(yòng)房類型； 

（三）會後執行

會後執行内容：

1、清理(lǐ)會場

    （1）收集整理(lǐ)會議資料

    （2）物(wù)料清點，回收利用(yòng)

    （3）清理(lǐ)會場

2、安(ān)排考察活動

    （1）商(shāng)務(wù)考察

    （2）觀光

    （3）文(wén)藝彙演

3、安(ān)排返離

    （1）組織合影留念

    （2）預定返程票

    （3）告别歡送，安(ān)排車(chē)輛送機等

4、結算會議經費（準确及時結算、開具(jù)發票、做好登記、統計）

5、會議感謝(xiè)，代發感謝(xiè)函

6、會議評估

    （1）評估會議效果

    （2）評估會議工(gōng)作(zuò)質(zhì)量

7、會議總結

    （1）結案、總結

    （2）資料歸檔