輕思緯導讀：會議要順利進行，會務(wù)工(gōng)作(zuò)是非常關鍵的，會務(wù)工(gōng)作(zuò)做得是否到位，細緻，會影響到會議執行情況。因此，需要好好布局，好好把關。

　　會務(wù)工(gōng)作(zuò)是會議正常進行和取得預期效果的重要保證。會前、會中(zhōng)、會後應注重把握哪些細節問題?

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　　部署+檢查

　　會前準備要充分(fēn)

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　　會前準備工(gōng)作(zuò)是否充分(fēn)，是決定會議能(néng)否成功的關鍵環節。

　　一

　　方案要細

　　會前準備工(gōng)作(zuò)要根據會議任務(wù)制定詳細的工(gōng)作(zuò)方案。一般要在大會秘書處成立秘書組、會務(wù)組、宣傳組、後勤組、安(ān)全保衛組等工(gōng)作(zuò)小(xiǎo)組，将工(gōng)作(zuò)方案中(zhōng)的任務(wù)分(fēn)解，逐一明确相關事項和環節的具(jù)體(tǐ)責任人，并列表印發，使各項任務(wù)職責分(fēn)明、一目了然。

　　二

　　落實要細

　　會前準備工(gōng)作(zuò)具(jù)有(yǒu)很(hěn)強的時限性，各工(gōng)作(zuò)小(xiǎo)組要緊緊圍繞職責分(fēn)工(gōng)抓好落實。起草(cǎo)會議文(wén)件和落實與會人員，是會前準備的兩個關鍵要素。

　　會議文(wén)件中(zhōng)的議程和日程安(ān)排涉及大會的主要任務(wù)和總體(tǐ)安(ān)排，是各組工(gōng)作(zuò)的指導性文(wén)件;重要講話稿是大會的重要文(wén)件;邀請出席列席人員、上主席台人員、各組召集人名(míng)單等也是有(yǒu)明确要求的程序性文(wén)件。上述文(wén)件從起草(cǎo)到定稿要經過多(duō)次修改和讨論，甚至定稿後還會受到各種變化因素的影響，應适當推遲印制時間。會議文(wén)件裝(zhuāng)袋前，要對所有(yǒu)應發材料進行全面核實，确保資料齊全、次序不亂。落實與會人員要根據所在單位的不同，采用(yòng)文(wén)字、短信、電(diàn)報、傳真、電(diàn)話等多(duō)種方式通知，确保及時準确、無遺漏;需要被通知單位反饋名(míng)單和提供有(yǒu)關材料的，要及時催辦(bàn)、收集齊全。

　　三

　　檢查要細

　　這是落實方案、保證開好會議的重要一步。會前檢查可(kě)采用(yòng)聽取彙報和現場檢查兩種方式。大會秘書處要根據計劃進度定期聽取各工(gōng)作(zuò)小(xiǎo)組情況彙報，協調解決相關問題。會場布置是現場檢查的重點，從主席台布置到座位安(ān)排，從話筒到碟片都要一一檢查，對落實不到位或銜接不夠的地方，要及時發現、及時督促、及時整改。

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　　場内+場外

　　會中(zhōng)運轉要有(yǒu)序

　　”

　　會中(zhōng)是從會議簽到至會議結束時的這一段時間，可(kě)分(fēn)為(wèi)場内服務(wù)和場外服務(wù)，涉及環節較多(duō)。場内服務(wù)工(gōng)作(zuò)主要是做好會議簽到、材料分(fēn)發、引導入座、會議記錄、錄音、攝像、照相等;場外服務(wù)的食宿、安(ān)全、秩序、醫(yī)療、車(chē)輛等每個環節也是緊緊相連、密不可(kě)分(fēn)的。如何做好場内場外各個環節的有(yǒu)機銜接，各項議程的有(yǒu)序運行，應注重把握三個細節。

　　一

　　關鍵細節，指會務(wù)某項工(gōng)作(zuò)的核心環節。

　　如果該細節出現問題，整個會務(wù)效果就會大打折扣，甚至可(kě)能(néng)出現嚴重後果。因此，關鍵細節至關重要，來不得半點馬虎和疏忽。對待這些細節，要做到思想高度重視、時間重點安(ān)排、精(jīng)力重點傾斜，确保萬無一失。比如大會選舉，清點人數是核心環節;大會夥食，食品安(ān)全是核心環節。由核心環節分(fēn)解出來的細節就是關鍵細節，要投入足夠的精(jīng)力和時間去關注它、做好它。

　　二

　　銜接細節，指會務(wù)各個環節之間的對應聯系。

　　銜接工(gōng)作(zuò)涉及面廣，往往很(hěn)難考慮周全，有(yǒu)的環節容易被忽略，如果銜接不好，也會影響全局。比如，上級領導機關臨時通知召開重要會議或部署緊急任務(wù)，需要相應調整某場會議的開會時間，這就要求相關的用(yòng)餐時間以及工(gōng)作(zuò)人員到位時間等作(zuò)相應的調整。又(yòu)如，原定在主席台就座的某位領導臨時不能(néng)參加會議，除了對主席台座位進行調整外，還要對該領導承擔的任務(wù)(如頒獎、交接提案等)進行調整，不能(néng)顧此失彼。

　　三

　　延伸細節，指會務(wù)工(gōng)作(zuò)中(zhōng)相對而言不怎麽顯現或不容易想到的細節。

　　對整個會務(wù)沒有(yǒu)決定性的作(zuò)用(yòng)，但把握不好也可(kě)能(néng)影響局部，進而影響整個會議的效果。比如，會議分(fēn)組讨論地點，雖然場内設施布置完整，但遇周圍臨時施工(gōng)非常嘈雜，影響與會者讨論發言，也會讓大家不滿意。又(yòu)如，有(yǒu)一年，我們在報到當晚的預備會前，把第二天的日程安(ān)排用(yòng)短信群發給與會人員，由于字節較多(duō)，有(yǒu)的人分(fēn)兩條收到，先打開的一條是“晚上自由活動”(實際上是第二天晚上的活動安(ān)排)，讓個别與會同志(zhì)誤認為(wèi)當晚的預備會不開了。本來是對會議通知細節的一種改進，但由于群發的時間段沒把握好，結果帶來了不必要的誤會。考慮延伸細節不能(néng)囿于會務(wù)和細節本身，要拓寬思路，放開去想，提前預測可(kě)能(néng)影響會議正常進行的各種因素。

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　　收尾+總結

　　會後工(gōng)作(zuò)要規範

　　”

　　會後工(gōng)作(zuò)是保證會議達到預期目的的重要一環。需重點抓好三件事。

　　一

　　會後服務(wù)

　　在組織與會人員離會時，要詳細了解與會人員返回的日程和交通工(gōng)具(jù)，協助購(gòu)買機票、車(chē)票或提供其他(tā)服務(wù)等。對個别因工(gōng)作(zuò)需要還需暫留的人員，在食宿等方面要妥善安(ān)排。

　　二

　　會後總結

　　每次會議結束後，要及時對會務(wù)工(gōng)作(zuò)進行認真總結，對已有(yǒu)的會務(wù)工(gōng)作(zuò)流程、工(gōng)作(zuò)規則和服務(wù)指南等及時進行修訂、增補，使之更加科(kē)學(xué)、規範。要及時把會議文(wén)件、簡報、會議記錄、音像資料以及會務(wù)工(gōng)作(zuò)方案、服務(wù)指南等一整套原始資料收集齊全，按規定歸檔管理(lǐ)，形成盡可(kě)能(néng)完善的資料彙編，便于今後查閱使用(yòng)。

　　三

　　會後跟蹤

　　對會議發言、讨論形成的有(yǒu)關事項以及會議期間的領導批示件等的辦(bàn)理(lǐ)情況進行跟蹤，确保會議審議的各項事項和任務(wù)落到實處。

　　輕思緯會務(wù)服務(wù)，一直是客戶非常滿意的一環，不管遇到什麽情況，都可(kě)以快速應變，讓會議達到客戶想要的效果。而要做到這些，與輕思緯會議策劃公(gōng)司的員工(gōng)的專業素養和敬業精(jīng)神是分(fēn)不開的，有(yǒu)職業精(jīng)神的人，是不會讓客戶失望的。